1. Kdo vaše údaje zpracovává
Správcem osobních údajů je Mgr. Jarmila Langrová, se sídlem Lipová 243, 326 00 Letkov, IČO 09755748, provozovatelka ubytování Apartmán Modrava, Chlum u Volar 95, 384 51 Volary.
Kontakt ve věcech ochrany osobních údajů: info@apartmanmodrava.cz, +420 725 004 298.
Vzhledem k rozsahu a povaze zpracování nemá správce povinnost jmenovat pověřence pro ochranu osobních údajů. Vaše dotazy vyřizuje přímo provozovatelka.
2. Čeho se tyto zásady týkají
Tyto zásady popisují zpracování osobních údajů:
- na webu apartmanmodrava.cz včetně poptávkového formuláře,
- při rezervaci a průběhu pobytu (i u rezervací přes Booking.com a Airbnb),
- v interní aplikaci pro správu pobytů a fakturaci provozované na adrese apartmanmodrava.cz/faktury/, ke které má přístup pouze provozovatelka (dále jen „aplikace“).
3. Přehled zpracování
| Účel | Údaje | Právní základ | Doba uchování |
|---|---|---|---|
| Vyřízení poptávky a jednání o rezervaci | jméno a příjmení, e-mail, telefon, termín pobytu, počet osob, text zprávy | čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR — opatření přijatá před uzavřením smlouvy na žádost subjektu údajů | 12 měsíců od poslední komunikace, pokud rezervace nevznikne |
| Uzavření a plnění smlouvy o ubytování | identifikační a kontaktní údaje, termín, cena, platební údaje, poznámky k pobytu (např. pes) | čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR — plnění smlouvy | po dobu pobytu a dále 4 roky po jeho skončení (promlčecí lhůta) |
| Evidenční kniha ubytovaných | jméno a příjmení, datum narození, adresa místa přihlášení k pobytu, doba ubytování, účel pobytu, číslo a druh průkazu totožnosti, výše vybraného poplatku nebo důvod osvobození | čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR — právní povinnost podle § 3g zákona č. 565/1990 Sb., o místních poplatcích | 6 let od provedení posledního zápisu o osobě |
| Hlášení pobytu cizinců (domovní kniha, Ubyport) | jméno a příjmení, datum narození, státní občanství, číslo cestovního dokladu, číslo víza nebo povolení k pobytu, adresa v zahraničí, počátek a konec ubytování, účel pobytu | čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR — právní povinnost podle zákona č. 326/1999 Sb., o pobytu cizinců na území ČR | 6 let od provedení posledního zápisu |
| Fakturace, účetnictví a daně | jméno a příjmení, adresa, případně IČO a DIČ, předmět a cena plnění, datum a způsob platby | čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR — právní povinnost podle zákona o účetnictví, zákona o daních z příjmů a zákona o DPH | doklady 5 let, doklady související s DPH 10 let od konce zdaňovacího období |
| Obrana proti právním nárokům, vymáhání pohledávek, doložení škody | údaje z rezervace a průběhu pobytu, komunikace | čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR — oprávněný zájem na ochraně práv správce | po dobu trvání nároku, nejdéle 4 roky |
| Provoz a zabezpečení webu (serverové logy) | IP adresa, čas přístupu, adresa stránky, typ prohlížeče | čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR — oprávněný zájem na bezpečnosti a funkčnosti webu | dle nastavení poskytovatele hostingu, zpravidla do 30 dnů |
4. Poptávkový formulář
Formulář na webu slouží k nezávazné poptávce termínu. Vyplněné údaje se odesílají e-mailem provozovatelce prostřednictvím poštovního serveru poskytovatele hostingu; na webu se neukládají do žádné databáze. Vyplnění telefonu a e-mailu je nutné pro odpověď — bez nich poptávku nelze vyřídit.
Údaje z poptávky slouží výhradně k odpovědi a k případnému uzavření smlouvy. Nepoužíváme je k rozesílání nabídek ani newsletteru a nikomu je nepředáváme. Pokud z poptávky rezervace nevznikne, uchováváme ji nejdéle 12 měsíců pro případ, že se ozvete znovu, a poté ji mažeme.
Formulář obsahuje skrytou past na roboty (tzv. honeypot). Nepoužívá cookies ani sledovací skripty.
5. Průběh pobytu — zákonné evidence
Evidenční kniha ubytovaných
Jako ubytovatelka mám podle § 3g zákona č. 565/1990 Sb., o místních poplatcích, povinnost vést evidenční knihu a zapisovat do ní údaje o každé ubytované osobě. Poskytnutí těchto údajů je zákonným požadavkem; bez nich nelze ubytování poskytnout. Údaje slouží ke kontrole ze strany správce poplatku (Městský úřad Volary) a nejsou využívány k žádnému jinému účelu.
Cizinci
U hostů, kteří nejsou občany České republiky, mám podle zákona č. 326/1999 Sb., o pobytu cizinců na území ČR, povinnost vést domovní knihu a oznámit ubytování Policii ČR, a to zpravidla elektronicky přes systém Ubyport. Příjemcem těchto údajů je Policie České republiky. Údaje z cestovního dokladu si pouze opisuji, kopie dokladů nepořizuji.
Místní poplatek z pobytu
Výši vybraného poplatku nebo důvod osvobození (např. věk do 18 let, průkaz ZTP/P) zaznamenávám do evidenční knihy — je to součást zákonné povinnosti. Souhrnné podklady odvádím městu Volary; obci se nepředává jmenný seznam hostů, ale počet ubytovaných a vybraná částka, není-li v konkrétní kontrole vyžádáno jinak.
6. Aplikace pro správu pobytů a fakturaci (/faktury/)
Pro vedení evidencí, vystavování dokladů a přehled o obsazenosti používám vlastní aplikaci provozovanou na stejné doméně, v adresáři /faktury/. Aplikace není veřejně přístupná — je chráněna přihlášením a používá ji výhradně provozovatelka.
- Co je v ní uloženo: záznamy o pobytech, evidenční kniha ubytovaných, údaje pro hlášení cizinců, evidence poplatku z pobytu včetně osvobození, vystavené faktury a doklady o platbě.
- Kde jsou data uložena: v databázi na serveru poskytovatele hostingu (Hostinger) v Evropské unii, spolu se zálohami.
- Právní základ: týž jako u jednotlivých účelů v tabulce v čl. 3 — aplikace je pouze technickým nástrojem, kterým plním zákonné a smluvní povinnosti. Nevytváří žádný nový účel zpracování.
- Automatizované rozhodování: aplikace neprovádí profilování ani automatizované rozhodování s právními účinky pro hosty.
- Synchronizace kalendáře: aplikace si vyměňuje kalendář obsazenosti s portály Booking.com a Airbnb ve formátu iCal. Přenášejí se pouze termíny obsazenosti, nikoli osobní údaje hostů.
- Zabezpečení: šifrovaný přenos (HTTPS), přístup chráněný heslem, pravidelné zálohy, mazání záznamů po uplynutí lhůt uvedených v čl. 3.
7. Rezervace přes Booking.com a Airbnb
Pokud si pobyt rezervujete přes rezervační portál, získávám vaše údaje (jméno, kontakt, termín, počet osob, případně poznámku k rezervaci) od provozovatele daného portálu:
- Booking.com B.V., Amsterdam, Nizozemsko
- Airbnb Ireland UC, Dublin, Irsko
Tyto společnosti jsou vůči vám samostatnými správci s vlastními zásadami ochrany osobních údajů, které si stanovují nezávisle na mně. Nejsou mými zpracovateli a já nejsem zpracovatelem jejich. Údaje, které mi předají, zpracovávám pro účely a po dobu uvedené v čl. 3 těchto zásad. Pro nakládání s vašimi údaji na samotném portálu se obraťte na daný portál.
8. Komu údaje předávám
| Příjemce | Role | Co dostává |
|---|---|---|
| Hostinger (Hostinger International Ltd. / UAB Hostinger, EU) | zpracovatel — hosting webu, aplikace, databáze a e-mailu | technicky veškerá data uložená na serveru; nepracuje s nimi obsahově |
| Policie České republiky | orgán veřejné moci | údaje o ubytovaných cizincích (Ubyport, domovní kniha) |
| Město Volary — správce místního poplatku | orgán veřejné moci | podklady k poplatku z pobytu, při kontrole i evidenční kniha |
| Účetní nebo daňový poradce | zpracovatel | doklady nutné pro vedení evidence a zpracování daní |
| Banka | samostatný správce | údaje nutné k provedení platby |
| Advokát, soudy, exekutor | dle situace | pouze při vymáhání nároku nebo obraně proti němu |
Osobní údaje neprodávám, nepronajímám a nepředávám k marketingovým účelům žádné třetí straně.
9. Předávání mimo EU
Data hostů uchovávám na serverech v Evropské unii a mimo EU je aktivně nepředávám.
Web nenačítá žádné analytické ani reklamní skripty a typografie je uložena přímo na našem serveru. Jedinou výjimkou je mapa v sekci Lokalita, která se načítá ze služby Mapy.com. Při zobrazení stránky se proto této službě z technických důvodů odešle vaše IP adresa a údaje o prohlížeči. Provozovatelem Mapy.com je Seznam.cz, a.s., se sídlem v Praze — údaje tedy neopouštějí Evropskou unii. Mapu nepoužíváme ke sledování návštěvníků.
10. Cookies a analytika
Web apartmanmodrava.cz nepoužívá cookies, analytické ani reklamní nástroje a nesleduje chování návštěvníků. Proto se nezobrazuje ani lišta se souhlasem s cookies. Vložená mapa Mapy.com může ukládat vlastní cookies podle zásad společnosti Seznam.cz; na jejich nastavení nemáme vliv.
Aplikace v adresáři /faktury/ používá pouze technickou cookie nezbytnou pro přihlášení provozovatelky. Ta je nutná pro fungování aplikace a souhlas nevyžaduje (§ 89 odst. 3 zákona č. 127/2005 Sb.).
11. Vaše práva
Ve vztahu ke svým osobním údajům máte právo:
- na přístup — dozvědět se, jaké údaje o vás zpracovávám, a získat jejich kopii;
- na opravu nepřesných nebo neúplných údajů;
- na výmaz — s výjimkou údajů, které musím ze zákona uchovávat (evidenční kniha, doklady o cizincích, účetní doklady). Ty nelze vymazat dříve, než uplyne zákonná lhůta;
- na omezení zpracování, například po dobu ověřování přesnosti údajů;
- na přenositelnost údajů, které zpracovávám na základě smlouvy nebo souhlasu, ve strojově čitelném formátu;
- vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu (čl. 3, poslední dva řádky tabulky). Po námitce zpracování ukončím, pokud neprokážu závažné oprávněné důvody pro jeho pokračování;
- podat stížnost u dozorového úřadu.
Žádost stačí poslat na info@apartmanmodrava.cz. Vyřídím ji nejpozději do jednoho měsíce. Abych údaje nevydala nesprávné osobě, mohu vás požádat o ověření totožnosti.
Dozorový úřad: Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.cz. Máte právo se na něj obrátit se stížností kdykoli, i bez předchozího kontaktování mě.
12. Zabezpečení
Web i aplikace běží výhradně přes šifrované spojení HTTPS. Přístup do aplikace je chráněn heslem a má jej pouze provozovatelka. Zálohy dat jsou uloženy u poskytovatele hostingu v EU. Listinné dokumenty (přihlašovací tiskopisy cizinců, doklady) jsou uchovávány uzamčené. Po uplynutí lhůt uvedených v čl. 3 jsou záznamy mazány, resp. listiny skartovány.
13. Změny těchto zásad
Zásady mohu aktualizovat, například při změně použitých nástrojů nebo právních předpisů. Aktuální znění je vždy dostupné na této adrese; datum účinnosti je uvedeno v záhlaví.